Fases de la Gestión de Proyectos.

El PMI, Instituto para la Gestión de Proyectos, divide los proyectos en 5 fases:

Análisis de viabilidad del proyecto (feasibility study)

Es la primera fase de un proyecto y se basa en analizar si este sigue adelante. Este paso se realiza porque, a menudo, el beneficio que la empresa obtendría al implementar el proyecto es mayor que la inversión. Para investigar las posibilidades del proyecto, hay que tener en cuenta factores como el tiempo, los recursos y el coste. El estudio de viabilidad del proyecto debe incluir:

Creación del registro de seguimiento del proyecto en un software empresarial;
Análisis previo del alcance del proyecto (se plantea qué alcance debe tener el proyecto, qué metodología se va a llevar a cabo, qué departamentos deben estar involucrados, etc.);
Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto;
Análisis del beneficio y el coste previsto, la viabilidad de los plazos pactados y la calidad que se pretende.

Si el balance del análisis de viabilidad es positivo, se puede proceder a la segunda fase.

Planificación detallada del trabajo a realizar

El objetivo de esta fase es detallar todas aquellas tareas a realizar y los recursos necesarios. Si no se define con claridad, esto puede repercutir (muy) negativamente en la empresa. Para establecer estas tareas y recursos con la mayor precisión se debe:

Revisar el análisis del alcance del proyecto;
Realizar estimaciones de esfuerzo, costes y recursos;
Definir el plan de proyecto.

Si el proyecto sigue adelante, se debe redactar toda esta información en los términos de acuerdo.

Ejecución del proyecto

Durante esta fase las empresas despliegan todo su know how. El know how es el conjunto de técnicas, formas de administrar los recursos y de gestionar los procesos. Algunos software de gestión de proyectos te permiten crear automáticamente un informe. En esta fase suelen surgir los problemas. Las acciones que se realizan durante esta etapa son las de:

Establecer el entorno de trabajo (grupos y flujos de trabajo);
Asignar las tareas planificadas a los recursos disponibles;
Ejecutar las tareas planificadas;
Gestionar las peticiones de cambio.

Seguimiento y control del trabajo

Esta fase, junto con la anterior, supone una de las más importantes para el proyecto. En esta etapa se comprueba si se está cumpliendo toda la planificación y si se están superando todas las expectativas de calidad. De esta forma se puede responder de manera rápida y eficiente ante los problemas que surjan. Con un módulo de gestión de proyectos se puede realizar un seguimiento actualizado de los procesos, incluyendo el avance, los tiempos y los costes. En esta fase se realizan esencialmente cuatro tipos de actividades:

Seguimiento de tareas e hitos planificados;
Gestión de entregables (incluido control de la calidad);
Gestión de incidencias que han surgido y que pueden surgir durante el proceso (como, por ejemplo, que un flujo de trabajo no esté bien relacionado o conectado);
Generación de informes de seguimiento (informes para los directores o jefes de proyecto informando sobre si el proyecto va según lo planificado).

Cierre del proyecto

Esta última fase consiste en evaluar y verificar que todo esté como debiera antes de cerrar el proyecto. El análisis de fallos del proyecto hará que en el futuro se tomen decisiones más realistas y seguras. Para llevar esta evaluación a cabo, se suele usar una checklist (o lista de control en español). Las tareas de esta etapa son:

Cierre formal del proyecto por parte de todos los involucrados (stakeholders);
Realización del backup (copia de seguridad) del proyecto;
Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales;
Actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido.